De Gastvrouw en de protocol officer, een goed team?

Vorige week was ik te gast bij de Haagse Hotelschool voor de feestelijke opening van de nieuwe opleiding Strategic Relationship Management, die de Hotelschool verzorgt samen met het Protocolbureau.

Bij aankomst werd ik opgewacht door een ruime hoeveelheid keurig in pak gestoken jongens en meisjes die mijn registratie controleerden (o jee, ik sta niet op de lijst bij de ‘H’, maar gelukkig wel bij de ‘T’), mijn jas ophingen en mij naar de zaal begeleidden. Ik was een van de eersten en toen ik de andere gasten zag binnenkomen, schoot onwillekeurig door mijn hoofd dat ik blij was dat ik die dag een nette jurk had aangetrokken. Ik zag veel nette pakken, mantelpakjes, witte blouses, opgestoken haar en vooral veel brede glimlachen. Het paste bij het beeld dat ik als buitenstaander had van de wereld van protocol en hospitality: formeel, correct, elitair en met een wat afstandelijke hoffelijkheid.

Ik was dan ook blij verrast toen Jean Paul Wijers, een van de sprekers van de middag en oprichter en directeur van het Protocolbureau, vertelde dat het formele en afstandelijke protocol wat hem betreft tot het verleden behoort en dat het protocol in de 21e eeuw vooral dient om mensen met elkaar in contact te brengen. Zo lijkt de rol van de protocol officer opeens wel erg op die van de Gastvrouw (m/v) zoals ik die beschrijf in mijn boek!

De hoofdtaken van de Gastvrouw zijn:

• Omgeving van het idee verkennen en inzichtelijk maken
• Organiseren van gastvrije ontmoetingen met gasten t.b.v. de vormgeving van het idee
• Bewaken dat de ontmoetingen met gasten verlopen volgens het concept en de gewenste opbrengst opleveren

De taken van de moderne protocol officer zoals Jean Paul Wijers die beschrijft zijn:

• Zich verdiepen in de strategie en het doel van een evenement
• Deze vervolgens vertalen naar bijpassende regels en protocollen
• Met als doel om gasten te helpen tijdefficiënt te netwerken.

Er zijn dus overeenkomsten en verschillen tussen beide rollen:

• Zowel de Gastvrouw als de protocol officer zijn bezig met het organiseren van gastvrije ontmoetingen. Waar de Gastvrouw werkt vanuit een strategische rol in het project, lijkt de protocol officer vooral gericht op afzonderlijke evenementen.
• Zowel de Gastvrouw als de protocol officer zorgen ervoor dat ontmoetingen aansluiten bij het concept en de gewenste opbrengst. Waar de Gastvrouw zich vooral richt op het verzamelen van bijdragen van gasten om het project waarvoor ze werkt een stap verder te brengen, lijkt de protocol officer zich vooral te richten op de uitwisseling tussen gasten onderling.
• De Gastvrouw en de protocol officer zetten beide hun eigen middelen in. De instrumenten van de Gastvrouw (zoals beschreven in mijn boek) zijn de gasterij (de ruimte waarin de ontmoeting plaatsvindt), het programma (de onderdelen waarin de ontmoeting ontstaat) en de veiligheid (de maatregelen die nodig zijn om een veilige sfeer te creëren). De protocol officer gebruikt vooral regels en protocol. Het zou heel goed kunnen dat de regels van de protocol officer passen binnen het instrument ‘veiligheid’ van de Gastvrouw.

Al met al zie ik veel overeenkomsten tussen de Gastvrouw en de protocol officer, dus mijn interesse is gewekt! Ik denk dat ze op zijn minst goed met elkaar kunnen samenwerken en elkaar kunnen aanvullen.

In september gaat de postdoctorale opleiding Strategic Relationship Management van start. Meer info daarover vind je hier.