Te veel prioriteiten: Auw!

Een beetje beduusd stond Frank op de gang buiten de vergaderzaal waar hij zojuist zijn plannen had gepresenteerd aan het management. Hadden ze hem nou echt uitgelachen?

Frank was projectleider van een groot verandertraject dat de uitvoeringsfase naderde. Ruim twee jaar was gewerkt aan het aanpassen van het werkproces in de organisatie en het selecteren van een nieuw systeem. Zij project raakte de kern van de organisatie. Daarom had hij vanaf het begin alle medewerkers goed betrokken en konden ze meebeslissen over het nieuwe systeem. Na wat vertragingen - niet ongebruikelijk bij een groot project als het zijne - kon nu eindelijk de implementatie beginnen. Medewerkers zouden de komende maanden worden getraind om met het nieuwe systeem en op de nieuwe manier te werken. Daarvoor had hij een trainingsprogramma opgesteld en trainers ingehuurd.

Ondanks alle zorgvuldige voorbereiding leek er nu toch een kink in de kabel te komen: een gebrek aan tijd. Medewerkers bleken helemaal geen tijd te hebben om de trainingen te volgen. Er was een piek in het werk en er waren nog enkele andere projecten die extra tijd vroegen. Toen hij zonet vol trots zijn voortgang en planning van het opleidingsplan presenteerde aan het managementteam, werd er tijdens zijn presentatie zelfs hardop gelachen! Zijn project was voor hen slechts een van de vele ‘prioriteiten’ die hun afdelingen van hogerhand opgelegd hadden gekregen.

Enigszins uit het veld geslagen liep Frank terug naar zijn auto. Op de snelweg herpakte hij zich weer en hij maakte meteen een afspraak met de directeur. Dat pakte goed uit; die zorgde ervoor dat zijn project de komende maanden echt bovenaan de prioriteitenlijst van alle afdelingen kwam te staan. Zijn project was gered!

Misschien komt dit jou ook bekend voor: een project is belangrijk en wordt door betrokkenen ook echt zo ervaren, maar omdat er zoveel andere projecten ook belangrijk zijn, lukt het mensen toch niet om er genoeg tijd voor te maken. De organisatie heeft teveel prioriteiten waardoor geen enkele prioriteit nog echt bovenaan staat. Gevolg is een gebrek aan tijd, ondanks inspanningen van de projectleider om aan participatie en betrokkenheid te doen.

Hoe los je dat nou op?

Frank, de projectleider uit het bovenstaande voorbeeld, lost het slim op door ervoor te zorgen dat de directeur zijn project bestempeld als allerhoogste prioriteit. In zijn geval werkte dat goed, omdat het ging om een intern project binnen een hiërarchisch georganiseerde organisatie. Het was natuurlijk wel sneu voor de projectleider van het project dat als gevolg daarvan omlaag duikelde op de prioriteitenladder. Het project van Frank was dan wel gered, maar een echte oplossing voor de organisatie was het dus niet.

En wat doe je als je minder directe invloed kunt uitoefenen op degenen wiens betrokkenheid je nodig hebt. Omdat de organisatie minder hiërarchisch georganiseerd is, of omdat de stakeholders externe partijen zijn. Het allermooiste is natuurlijk als je doelgroepen zo betrokken zijn en het project zo belangrijk vinden dat ze het uit zichzelf prioriteit geven. Dat kun je stimuleren door goed aandacht te hebben voor participatie in je project. Maar soms is dat niet genoeg.

Wat je dan kunt doen - en wat vaak wordt vergeten - is je doelgroepen niet alleen te betrekken bij de inhoud van het project maar ook bij de planning ervan. En dan met name de onderdelen van je project waarbij zij een actieve rol spelen. Zorg dat je goed zicht hebt op andere projecten en prioriteiten waarmee je doelgroepen te maken hebben, zodat je daar in je eigen planning rekening mee kunt houden.

Twee instrumenten die je daarbij kunt gebruiken zijn de ‘kruip in het hoofd’ oefening en de mijlpalenkalender:

1. Bij het eerste probeer je je zo goed mogelijk te verplaatsen in een persoon uit de doelgroep en bedenk je wat haar zoal dagelijks bezighoudt: wat ze om zich heen ziet, hoort, wat ze denkt. Let erop dat dit in de meeste gevallen dus niet alleen (of misschien wel helemaal niet) gaat over jouw onderwerp of project! Doe dit met mensen die de doelgroep goed kennen, of op basis van gesprekken met je doelgroep.
2. Bij de tweede oefening maak je een kalender waarbij je naast de mijlpalen uit je project ook andere belangrijke mijlpalen en gebeurtenissen invult waar je doelgroep mee te maken krijgt. Vervolgens stem je je eigen mijlpalen en communicatiemomenten daarop af.   

Wil je een van deze instrumenten onder begeleiding in je eigen project toepassen, of heb je een andere vraag over het creëren van betrokkenheid voor jouw idee? Neem dan eens contact met me op.

Neem contact op